Tietosuojaseloste - Rekrytointirekisteri

Viimeksi päivitetty 3.5.2023.

1. Rekisterinpitäjä	Suomen Rahapaja Oy Suokallionkuja 4, 01741, Vantaa
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioiossa	Pia Ruhanen Suomen Rahapaja Oy Puh. (09) 898 274 Sähköposti: privacy@mint.fi
3. Rekisterin nimi	Rekrytointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn lailliset perusteet ja käyttötarkoitukset	Käsittelemme ja ylläpidämme työnhakijoiden henkilötietoja avointen työpaikkojen täyttämiseksi. Käsittelemme henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella. Tietoja käsitellään työelämän yksityisyyden suojaa koskevien säännösten mukaisesti. Tietoja käsitellään seuraavissa asioissa ja toimissa: työnhakuprosessi mahdollisten henkilöarviointien suorittaminen valitun hakijan osalta luottotietojen, henkilöturvallisuusselvityksen ja huumetestauksen suorittaminen. Emme tule käsittelemään rekisteröidyn henkilötietoja muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa
5. Käsiteltävät henkilötiedot	Yllä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi rekisteröidystä käsitellään seuraavia tietoja: Henkilön nimi ja yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) työhakemuslomakkeella ja sen liitteissä annetut tiedot (esim. CV, koulutustiedot, työkokemus) Työnhakuprosessia, haettavaa tehtävää koskevat tiedot, haastattelujen tiedot, sähköpostikirjeenvaihto ja muu yhteydenpito. henkilöarvioinnin tiedot valitun henkilön osalta tieto siitä, että onko estettä ottaa henkilö töihin luottotieto-, turvallisuusselvitys- ja huumetestauksen johdosta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, sekä rekisteröidyn suostumuksella.
7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset	Osaan henkilötiedoista voi olla pääsy ja niitä voivat käsitellä Suomen Rahapajan tytäryhtiöt, rekrytoinnin ja soveltuvuusarviointien yhteistyökumppanit ja muut palveluntarjoajat siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä olevien tarkoitusten toteuttamiseksi. Suomen Rahapaja varmistaa, että tällaisia kolmansia tahoja sitovat sopimukset, jotka tarvittavissa määrin huomioivat tietosuoja- ja salassapitovaatimukset. Käytämme ulkoisia palveluntarjoajia tiettyihin liiketoimintoihin, kuten IT-järjestelmien ylläpitoon.
8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.	Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
9. Säilytysajat	Tietoja säilytetään rekisterissä kaksi vuotta rekrytointipäätöksen jälkeen, jonka jälkeen ne poistetaan järjestelmästä. Valitun hakijan tiedot siirretään työntekijärekisteriin.
10. Rekisteröidyn oikeudet	EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Suomen Rahapajaan niiltä osin, kuin Suomen Rahapaja toimii rekisterinpitäjänä kyseisille rekisteröidyn henkilötiedoille. – Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta. – Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää rekisterinpitäjän hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. – Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, rekisterinpitäjää velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai rekisteröity peruuttanut tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa. – Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus saada rekisterinpitäjän rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. – Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä. – Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus tulee erityisesti sovellettavaksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjällä on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. – Niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyä koskeva suostumuksensa milloin tahansa. Rekisteröity voi tietyissä tapauksissa tarkastaa ja oikaista tietojansa Suomen Rahapajan tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Muissa tapauksissa tietojen tarkastamista, oikaisemista, poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Suomen Rahapaja ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut: www.tietosuoja.fi.
11. Tietojen suojaus	Manuaalinen aineisto: Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Tietokannat, joihin markkinointirekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen	Tätä tietosuojaselostetta päivitetään ajoittain. Viimeisimmän muutosajankohdan voi todeta selosteen alussa olevasta ”Viimeksi päivitetty”-päivämäärästä. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin. Jos muutamme olennaisesti tapoja käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja, ilmoitamme asiasta erikseen.