Tietosuojaseloste - Markkinointi- ja asiakasrekisteri

Viimeksi päivitetty 28.3.2022.

1. Rekisterinpitäjä	Suomen Rahapaja Oy, Suokallionkuja 4, 01741, Vantaa
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioiossa	José Velasco Suomen Rahapaja Oy Suokallionkuja 4 01741, Vantaa Puh. (09) 898 274 Sähköposti: privacy@mint.fi
3. Rekisterin nimi	Asiakas- ja markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitukset	Suomen Rahapaja Oy säilyttää ja käsittelee tietoja rekisteröidyistä henkilöistä seuraavia tarkoituksia varten: markkinointiviestintä, asiakasviestintä laskutus, tilauksen hallitseminen, myynti, tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen Tuotteen tai palvelun toimittaminen asiakastuki myydyille tuotteille ja palveluille asiakkuuden hallinta, sopimuksenhallinta suoramarkkinointi ja muut kohdennettu markkinointi myynnin yhteystietojen hallinta. asiakaskyselyiden ja -tutkimusten toteuttaminen muut sopimukselliset ja oikeudelliset velvoitteet Suoramarkkinointi kuluttajille perustuu kuluttajan antamaan nimenomaiseen suostumukseen. Henkilötietoja käsitellään muutoin perustuen rekisteröidyn suostumukseen, perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai perustuen sopimukseen. Lisäksi voimme olla velvoitettuja säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös yhteistyön tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Tällöin käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Me emme käytä tietoja muihin käyttötarkoituksiin.
5. Käsiteltävät henkilötiedot	Yllä mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi rekisteröidystä käsitellään seuraavia markkinointiin, myyntiin ja asiakkuuksien ylläpitoon liittyviä tietoja: Henkilön nimi ja yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) Yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot Asiakassuhteiden hallintaa koskevat tiedot, mukaan lukien tilaus- ja sopimustiedot. Markkinointi- ja myynninedistämistiedot Yhteydenpito ja asiointitiedot, kuten Suomen Rahapajan kanssa käyty sähköpostikirjeenvaihto, chat -viestit ja tapaamiset. Tarjouskilpailuihin, tarjouksiin ja sopimuksiin liittyvät tiedot Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot Muut mahdolliset tiedot asiakassuhteen hoitamiseen. Rekisteri sisältää myös tiedot rekisteröidyn antamista suoramarkkinointiluvista tai –kielloista.
6. Säännönmukaiset tietolähteet	Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi erinäisissä viestintätilanteissa puhelimen tai sähköpostin välityksellä tai tämän liittyessä Rahapajan postituslistalle Rahapajan verkkosivuilla, taikka markkinointikampanjoiden tai muiden vastaavien tapojen avulla. Rahapajan työntekijät kirjaavat aktiivisessa vaiheessa olevien myyntihankkeiden kannalta olennaiset kontaktit markkinoinnin tietokantaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä rekisterinpitäjän oikeutetun edun laajuudessa tai mikäli rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa.
7. Säännönmukaiset tietojenluovutukset	Osaan henkilötiedoista voi olla pääsy ja niitä voivat käsitellä Suomen Rahapajan tytäryhtiöt, alihankkijat ja muut palveluntarjoajat siinä laajuudessa kuin on tarpeen yllä olevien tarkoitusten toteuttamiseksi. Suomen Rahapaja varmistaa, että tällaisia kolmansia tahoja sitovat sopimukset, jotka tarvittavissa määrin huomioivat tietosuoja- ja salassapitovaatimukset. Käytämme ulkoisia palveluntarjoajia tiettyihin liiketoimintoihin, kuten IT-järjestelmien ylläpitoon.
8. Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.	Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos siirrämme tiedot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen
9. Säilytysajat	Henkilötietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja vähintään niin pitkään, kuin niitä tarvitaan ilmoitettujen käyttötarkoitusten toteuttamisessa, kuten sopimukseen perustuvien rekisterinpitäjien velvoitteiden täyttämisessä tai asiakkaan kanssa solmitun sopimussuhteen hallinnoimisessa. Tyypillisesti henkilötietojen säilytysaika on sidottu rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation välisen sopimuksen voimassaoloaikaan. Henkilötietoihin saattaa kohdistua myös lakisääteisiä säilytysaikoja. Esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö edellyttää kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen säilytystä kuuden tai jopa kymmenen vuoden ajan, riippuen rekisterinpitäjään kulloinkin soveltuvasta lainsäädännöstä. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, tiedot tuhotaan tietoturvallisesti tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.
10. Rekisteröidyn oikeudet	EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Suomen Rahapajaan niiltä osin, kuin Suomen Rahapaja toimii rekisterinpitäjänä kyseisille rekisteröidyn henkilötiedoille. – Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta. – Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää rekisterinpitäjän hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. – Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, rekisterinpitäjää velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt tai rekisteröity peruuttanut tietojen käsittelyä koskevan suostumuksensa. – Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus saada rekisterinpitäjän rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä. – Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi tiettyjen lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisterinpitäjän hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle alkuperäisen rekisterinpitäjän estämättä. – Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus tulee erityisesti sovellettavaksi tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällaisissa tilanteissa rekisterinpitäjällä on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. – Oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos rekisteröity on antanut rekisterinpitäjälle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa. – Niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyä koskeva suostumuksensa milloin tahansa. Rekisteröity voi tietyissä tapauksissa tarkastaa ja oikaista tietojansa Suomen Rahapajan tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Muutoin tietojen tarkastamista, oikaisemista, poistamista tai siirtämistä taikka käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt tulee esittää tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Suomen Rahapaja ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä: www.tietosuoja.fi.
11. Tietojen suojaus	Manuaalinen aineisto: Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Sähköisesti käsiteltävät tiedot: Tietokannat, joihin markkinointirekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.
12. Muutokset tietosuojaselosteeseen	Tätä tietosuojaselostetta päivitetään ajoittain. Viimeisimmän muutosajankohdan voi todeta selosteen alussa olevasta ”Viimeksi päivitetty”-päivämäärästä. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin. Jos muutamme olennaisesti tapoja käsitellä rekisterin sisältämiä henkilötietoja, ilmoitamme asiasta erikseen.