Tällä asiakirjalla täsmennetään Suomen Rahapaja Oy:n hallinnoinnin periaatteissa esitettyä. Työjärjestys päivitetään tarvittaessa.

Vuosittain ensimmäisessä kokouksessa varsinaisen yhtiökokouksen jälkeen hallitus tarkastaa ja hyväksyy työjärjestyksen sekä valitsee itselleen sihteerin, joka pitää hallituksen kokouksissa pöytäkirjaa.

Suomen Rahapajan hallitus toimii voimassa olevan osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, hyvän hallintotavan sekä Suomen valtion omistajapoliittisen periaatepäätöksen mukaisesti.

Hallituksen päätehtävät

1. Yhtiön toimitusjohtajan nimittäminen ja erottaminen sekä toimitusjohtajasopimuksesta ja muista etuuksista päättäminen.
2. Konsernin johtoryhmään kuuluvien johtajien nimittäminen ja palkkauksesta sekä muista etuuksista päättäminen.
3. Konsernin ja sen liiketoimintojen pitkän aikavälin tavoitteiden sekä strategian määrittäminen, hyväksyminen ja seuranta
4. Tilikautta koskevien investointisuunnitelman sekä budjetin hyväksyntä sekä näitä koskevan raportoinnin seuranta.
5. Huolehtiminen, että konsernissa ja sen yhtiöissä tehdään tarvittavat lakien edellyttämät ulkoiset tilinpäätökset asianmukaisesti.
6. Toimintapolitiikkojen hyväksyminen sekä niiden toteutumisen seuranta. Raportointi toteutetaan niistä seikoista, jotka hallitus toimintapolitiikan hyväksyessään on raportoitavaksi päättänyt (Liite 1)
7. Henkilöstön osaamisen, työtyytyväisyyden ja työturvallisuuden kehittymisen seuranta.
8. Konsernin kannustepalkkiojärjestelmien yleisistä periaatteista päättäminen.
9. Sisäisen tarkastustoiminnan organisointi ja tarkastussuunnitelmien laadinta yhdessä mahdollisen tarkastusvaliokunnan ja talousjohtajan kanssa. Ulkoisen tilintarkastajan raporttien seuranta ja niistä seuraavien tarvittavien toimenpiteiden toteuttaminen yhdessä talousjohtajan kanssa.
10. Yrityskaupoista päättäminen.
11. Päättäminen merkittävistä investoinneista, omaisuuden luovuttamisista sekä rahoitusjärjestelyistä (lainat, kiinnitykset, panttaukset)
12. Päättäminen merkittävistä toiminnan laajentamisista ja supistamisista.
13. Tarvittaessa toimitusjohtajan valtuuttaminen ryhtymään juoksevaan hallintoon kuulumattomiin toimiin. Valtuutus voi koskea tiettyä yksilöityä toimenpidettä tai olla luonteeltaan yleisempi pysyväisvaltuutus.
14. Vuosittain tehtävä arviointi hallituksen toiminnasta ja työskentelytavoista.
15. Rahapajan hallinnointiperiaateisiin (corporate governance) kuuluvien asiakirjojen ajantasaisuuden valvominen ja päivittäminen tarpeen vaatiessa.
16. Yhtiön toiminnalle tarpeellisen organisaatiorakenteen varmistaminen ja organisaation toiminnan turvaaminen.
17. Tehdä ehdotukset yhtiökokoukselle ja kutsua yhtiökokous koolle.
18. Päättää muista lain mukaan hallituksen vastuulle kuuluvista asioista.

Hallitus tekee päätöksensä pääsääntöisesti kirjallisten perusteltujen päätösehdotusten pohjalta, joiden valmistelusta huolehtii toimitusjohtaja.

Edellä kerrotun lisäksi osakeyhtiölaissa on useita erityissäännöksiä, joiden mukaan tietty tehtävä tai toimi kuuluu nimenomaisesti hallitukselle tai sen jäsenille.

Hallitus voi päättää valiokuntien perustamisesta. Valiokunnat avustavat hallitusta valmistelemalla hallituk­selle kuuluvia asioita. Hallitus on vastuussa valiokunnille osoittamiensa tehtävien hoitamisesta. Valiokunnilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee sille kuuluvat päätökset kollektiivisesti. Valiokunnat voivat olla pysyviä tai väliaikaisia.

Hallituksen kokoukset

Hallitus kokoontuu tarvittaessa, niin usein kuin tehtävien suorittaminen vaatii. Vuosittain kuitenkin vähintään kuusi säännönmukaista, etukäteen aikataulutettua kokousta. Kokouksia pyritään mahdollisuuksien mukaan pitämään konsernin eri toimipisteissä.

Päätösvalta

Hallitus on päätösvaltainen, kun saapuvilla on puolet tai enemmän sen jäsenistä. Päätösvaltaisuus edellyttää, että kaikille hallituksen jäsenille on mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuus osallistua asian käsittelyyn ennen kuin päätös tehdään.

Ennakkomateriaalin toimitus

Etukäteen aikataulutettujen hallituksen kokousten esityslista ja muu ennakkomateriaali toimitetaan hallituksen jäsenille viikkoa ennen kokousta. Materiaali lähetetään sähköisenä, suojatussa ympäristössä. Hallituksen puheenjohtaja päättää esityslistan sisällöstä toimitusjohtajan ehdotuksesta.

Pöytäkirjat

Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja lyhyen päätöspöytäkirjan muodossa. Tärkeissä asioissa myös päätöksen pääperustelut kirjataan pöytäkirjaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja kussakin kokouksessa pöytäkirjantarkastajaksi valittu hallituksen jäsen. Pöytäkirjaluonnos lähetetään viipymättä kokouksen jälkeen puheenjohtajalle ja pöytäkirjantarkastajalle tarkastettavaksi. Tarkastettu pöytäkirja lähetetään sähköisenä, suojatussa ympäristössä koko hallitukselle tiedoksi. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään pysyvästi yhtiön pääkonttorissa.

Hallituksen palkkiot

Hallituksen palkkioista päättää yhtiökokous. Vuonna 2023 hallituksen puheenjohtajan palkkio toimikaudelta on 2.800 euroa kuukaudessa, varapuheenjohtajan 1.970 euroa kuukaudessa ja hallituksen muiden jäsenten palkkiot 1.400 euroa kuukaudessa. Kokouspalkkiona maksetaan jokaiselle jäsenelle 600 euroa kustakin hallituksen kokoukselta, jossa on ollut läsnä. Lisäksi maksetaan perustettavien valiokuntien jäsenille kokouspalkkiona 600 euroa valiokunnan kokoukselta, jossa on ollut läsnä.

Ylimääräisistä puhelin- ja sähköpostikokouksista maksetaan kokouspalkkio silloin, kun kokouksessa päätettävät asiat edellyttävät normaaliin kokoukseen verrattavaa valmistautumista tai ylimääräisen puhelinkokouksen kesto on verrattavissa normaaliin kokoukseen.